34 ทิปในการบริหารจัดการเวลาสำหรับผู้ประกอบการที่แสนจะยุ่งตัวเป็นเกลียว โดยเหล่าบรรดา Expert ตอนที่ II

การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับทุกคน แต่มันจะสำคัญมากขึ้นสำหรับคนที่เป็นผู้ประกอบการ เพราะว่าบรรดาผู้ประกอบการนั้นแบกความรับผิดชอบในทุกด้านของธุรกิจที่ทำอยู่ ซึ่งการจัดสรรเวลาที่เหมาะสมเป็นสิ่งที่ควรทำเป็นอย่างยิ่งเพื่อให้ธุรกิจและการทำงานของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น

การบริหารเวลาที่ดี ไม่ใช่เรื่องของการทำงานให้หนักขึ้น แต่มันคือการทำงานอย่างฉลาด

Work Smart not Work Hard

12. อย่าขาด จากคอมพิวเตอร์

Stever Robbins

อย่าขาดจากคอมพิวเตอร์ซะ! (แบบห่างกันซักพักอะไรแบบนี้) เมื่อ 20 ปีก่อน คอมพิวเตอร์ได้กลายมาเป็นเครื่องที่มีประสิทธิภาพ แต่ในตอนนี้น่ะเหรอ เรียกได้ว่ามันเป็นเครื่องมือที่พรากการโฟกัสของเรา พรากความคิดสร้างสรรค์และความสามารถในการคิดคอนเซปดีๆโดยมีสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องมาขัดจังหวะอยู่ไม่จบไม่สิ้น

• จัดพื้นที่ทำงานของคุณให้โล่งๆ ไม่มีอะไรมาวางเกะกะจอ  ใช้คอมอย่างมีสติ อย่าใช้มันเป็นพื้นที่ประจำของคุณที่ทำให้คุณละความสนใจไปกับสิ่งอื่นๆ
• อยู่ห่างๆแลปท็อปตอนช่วงประชุม ใช้วิธีจดโน้ตด้วยมือเอา คุณจะสื่อสารกับคนอื่นได้ดียิ่งขึ้นในตอนประชุม และคุณจะเห็นเลยว่าจดทำให้คุณจำได้ดีขึ้นว่าเกิดอะไรขึ้นบ้าง
• ใช้กระดาษจด 3 สิ่งสำคัญที่ต้องทำในแต่ละวัน  แปะมันไว้หน้าคุณตลอดเวลา เพราะว่าถ้าจดในพวกอิเล็กทรอนิกส์มันจะหลุดไปจากเรดาห์คุณได้
• ไม่ต้องเช็คอีเมล์ตัวเอง ให้ผู้ช่วยของคุณทำและนำสิ่งที่สำคัญๆมาบอกคุณ
• ตอบกลับอีเมล์แค่เพียงประโยคเดียวพอ ถ้ามีอะไรมากกว่านั้นให้ทำ bullet points ให้ผู้ช่วยของคุณและให้เขาเขียนอีเมลตอบกลับในนามของคุณ คุณเพียงแค่ตรวจสอบและส่ง

13. ทำสิ่งที่สำคัญที่สุดในตอนเช้า

Kamil Rudnicki

ใช้เวลาของคุณทำในสิ่งที่ควร อย่าใช้เวลาไปโดยเปล่าประโยชน์ ดังนั้นจงโฟกัสสิ่งที่มันให้ประโยชน์, โฟกัสในสิ่งที่มันก่อให้เกิดประสิทธิผล – ทำในสิ่งที่ควรทำ, แทนการทำในสิ่งที่ทำได้—ทำสิ่งนั้นแล้วดี การทำงานภายใต้แรงกดดันนั้นมันไม่โอเคเลยค่ะ การมีความรู้สึกกังวลและรู้สึกกลัวก็ไม่โอเค คุณรู้สึกเสียใจกับการตัดสินใจหรือ? พอเถอะ

คุณไม่ควรตัดสินความสำเร็จของคุณด้วยผลลัพท์ของตัวมันเอง ผลลัพท์ในแง่บวกส่วนใหญ่อาจจะมาจากสิ่งที่คุณไม่จำเป็นต้องทำเองด้วยซ้ำ  ให้ทำสิ่งที่สำคัญที่สุดในตอนเช้า— ผลการศึกษาแสดงให้เห็นว่าหลังจากที่คนใช้อำนาจจิตในช่วงหลังของวัน คนจะเริ่มมีการตัดสินใจที่แย่ลง

14. ถ้ามันไม่ได้พังก็ไม่ต้องไปพยายามซ่อมมัน

Katy Whitton

หาเทคนิคในการบริหารเวลาที่ใช่สำหรับคุณ คีย์สำคัญที่จะช่วยให้งานสำเร็จ

มีหลายเครื่องมือใหม่ๆในแต่ละเดือน (แต่ละสัปดาห์ด้วยซ้ำไป) ที่สัญญาว่ามันสามารถจัดการผลลัพท์ได้เยี่ยมยอด แต่ด้วยเวลาและพลังงานที่เราใช้ไปในการตั้งค่าระบบใหม่ๆนั้น เท่ากับทำให้เราห่างจากประสิทธิผลมากขึ้นไปอีก

ฉันเลิกใช้จากกระดาษไปบน PDA ไปกระดาษไปบนโทรศัพท์มือถือ และกลับมาใช้กระดาษอีกครั้งเพราะบางทีแอพหรือระบบใหม่ๆดึงดูดตาของฉันดีกว่าแบบติดแปะ เมื่อฉันคิดถึงชั่วโมงที่หายไปตอนที่ย้ายรายการต่างๆจากกระดาษไปบนแอพไปบนกระดาษไปบนแอพ มันทำให้ฉันขนลุก

15. ลำดับความสำคัญงานทั้งหลายด้วยวิธี ABCDE

Tor Refsland

ผมจัดลำดับความสำคัญโดยใช้วิธี ABCDE:

A: งานที่ต้องทำ—มีผลร้ายแรงถ้าหากทำไม่เสร็จ

B: งานที่ควรทำ—มีผลไม่ร้ายแรงถ้าทำไม่เสร็จ

C: งานที่สามารถทำ—ไม่มีผลอะไรถ้าทำไม่เสร็จ

D: งานที่ได้รับมอบหมาย

E: งานที่ไม่จำเป็นต้องทำ

นี้คือเคล็ดลับ : คุณไม่ต้องทำงาน B ถ้างาน A ยังไม่เสร็จทั้งหมด และไม่ต้องทำงาน C ถ้างาน B ยังไม่เสร็จทั้งหมด จากนั้นให้ใช้กฏ 80/20 ในแต่ละวัน ว่า 20% ของงานไหนในรายการที่ให้ผลลัพท์กับคุณ 80%

คุณอาจจะคิดว่า  เออฟังดูเจ๋งทั้งหมด แต่มันจะช่วยให้เรามีประสิทธิภาพได้มากขึ้นจริงหรอ? เป็นคำถามที่ดีฮะ! ผมใช้วิธีนี้ตอนที่ใช้เวลาไป 20 ชั่วโมงในการสร้างบทความเรื่อง  “80 Productivity Tips From Incredibly Busy Experts”  ที่มียอดวิว 20,231 ในเวลา 6 วัน โพสนั้นได้มีการแชร์กว่า 1700+ครั้ง และคอมเม้นท์อีก 98 เม้นท์ ถ้าผมไม่ได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นผมต้องใช้เวลาอย่างนั้น 40-50ชั่วโมงเลย

16. จัดตารางเวลาให้กับทุกสิ่ง!

Tim Bourquin

สำหรับทิม, ถ้ามันไม่ถูกจัดอยู่ในตารางเวลา มันไม่มีทางเสร็จแน่ๆ!  ดังนั้นการจัดตารางเวลาทุกๆชั่วโมงให้กับวันทำงานนั้นมีความสำคัญอย่างมากในการโฟกัสและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ แม้กระทั่ง “เวลาว่าง” ทำสิ่งที่น่าสนใจยังต้องใส่ไว้ในปฏิทินเลย

If it doesn’t get scheduled, it doesn’t get done!

ทิมบรรลุเป้าหมายได้โดยการแบ่งงานลงไปในโปรเจคต์ขนาดเล็กที่เขาสามารถทำให้สำเร็จได้ในชีวิตประจำวัน ในแต่ละขั้นไม่ควรนานกว่า 1 ชั่วโมงต่อวันให้แล้วเสร็จ ถ้าเขาพบว่ามันใช้เวลามากกว่า 1 ชั่วโมงในการทำงานนั้น แสดงว่าไม่ได้แตกย่อยงานนั้นมากพอ

แม้ว่าบางวันจะทำงานเสร็จไว เขาก็จะทำสเตปถัดไปเลย มันฟังดูเหมือนวนลูป แต่การทำต่อมันช่วยให้มีไฟ และรู้สึกมีกำลังใจทำในชั่วโมงของวันถัดไป วิธีนี้ช่วยให้ไม่รู้สึกว่าทำงานครึ่งๆกลางๆ กลับทำให้รู้สึกดีแบบทำงานส่วนของวันนั้นๆสำเร็จ

การบริหารเวลาของทิมหมายถึงการแพลนไว้ล่วงหน้า ช่วง 30 นาทีท้ายสุดของวันเขาจะเซตงานลงตารางเวลาอยู่เสมอ

17. ใช้ปฏิทินของคุณอย่างเคร่งครัด Use Your Calendar Religiously

Monica Ricci

รออย่างน้อยหนึ่งชั่วโมงก่อนเช็คอีเมลในตอนเช้า เมื่อคุณเริ่มต้นวันใหม่ใน “โหมดการตอบสนอง” มันง่ายมากที่จะตกไปในหลุมพรางในการตอบอีเมลก่อนที่คุณตัวซะอีกว่าเวลาคุณหายไปครึ่งวันและคุณยังไม่ได้ทำอะไรเป็นชิ้นเป็นอันเลย เนื่องจากคุณใช้เวลาช่วงเช้าของคุณไปกับปฏิกิริยาตอบสนองนั่นแล้ว

ใช้ปฏิทินของคุณอย่างเคร่งครัด อย่าไว้ใจความจำของคุณในการนัดหมายกับผู้อื่นหรือกับตัวเอง ผ่อนสมองของคุณว่าต้องจดจำตารางเวลาของคุณ เอาสมองส่วนนี้ไว้สร้างสรรค์แก้ไขปัญหาและใช้ช่วงเวลากับคนอื่นได้

สร้างเวลาเผื่อไว้รอบการนัดหมายบนปฎิทินของคุณ เพื่อคำนึงถึงเวลาในการเดินทาง เวลาเตรียมพร้อมต่างๆ และเวลาติดตามผล

18. อย่ากำหนดเวลาให้ตัวคุณเองมากไป

Mike Vardy

อย่าไปกำหนดเวลาให้ตัวคุณมากไป ใช้ปฏิทินของคุณเพื่อให้มองภาพใหญ่และเป็นตัวกั้นของเวลา อย่างเช่น ธีมประจำวันหรือการดำเนินโปรเจครายสัปดาห์ในช่วงเวลาที่สอดคล้อง (เช่น เขียนหนังสือของคุณช่วง ตี5 ถึง 8 โมง ในทุกๆวัน) แทนการจัดสรรทุกๆนาทีของวันด้วยอะไรที่เฉพาะเจาะจง 

To Do List ของคุณ สามารถใส่รายละเอียดลงไปได้ เพราะว่ามันออกแบบมาให้ใส่ ให้ปฎิทินของคุณทำหน้าที่เตือนแบบกว้างๆ แล้วค่อยนำทางคุณไปสู่รายละเอียดบนรายการสิ่งที่ต้องทำ (To-Do-List) จากนั้นคุณค่อยตัดสินใจว่าคุณต้องการหรือต้องทำอะไรในวันนั้นด้วยความใส่ใจ

19. ทำงานที่ง่ายๆก่อน

Mark Manson

ครูสอนคณิตศาสตร์เคยบอกว่าถ้าคุณยังติดกับปัญหา ให้เริ่มเขียนตัวเลขแล้วคุณจะประหลาดใจว่าคุณคิดวิธีแก้ปัญหาออกในขณะที่เขียนบ่อยขนาดไหน เขาพบว่านี่มันใช้ได้ในชีวิตจริงไม่ใช่แค่ในวิชาคณิตศาสตร์

เมื่อใดก็ตามที่มาร์คติดอยู่กับบางสิ่งบางอย่าง ไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นโปรเจคต์นี้ยังไง มีความกังวลหรือเริ่มเชื่องช้า เขาบังคับตัวเองให้ทำสิ่งที่ง่ายที่สุดและเล็กที่สุดที่เป็นส่วนหนึ่งของงานก่อน ลดความคาดหวังลงจากทำให้เสร็จทั้งหมดเป็นทำสิ่งที่ง่ายๆก่อน ส่วนประกอบที่ส่วนใหญ่ทำให้สำเร็จได้ เช่น เขียนประโยคแรก, เขียนโค้ดบรรทัดแรก, สร้างบรรทัดแรกในสเปรดชีท

และสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณทำสิ่งแรกเสร็จมันก็จะต่อยอดไปสิ่งถัดไป และต่อยอดไปสิ่งถัดไป เหมือนกับก้อนหิมะ หลายชั่วโมงหลังจากนั้นคุณก็ได้สะสมไมล์ และคณจะจำไม่ได้เลยว่าตอนเริ่มทำไมมันถึงยากนัก

20. มองหาทางที่จะทำให้มันทำอัตโนมัติ

Peggy Duncan

คนส่วนใหญ่เลือกที่จะทำงานหนักมากกว่าใช้เวลาหาวิธีทำงานอย่างฉลาด ผู้ประกอบการหลายๆท่านนั้นสามารถมีเวลามากขึ้นได้โดยการสังเกตกระบวนการของคุณให้ลึกขึ้น 

อย่างแรกให้ตัดสินใจดูว่างานนี้จำเป็นใช่ไหม  ถ้าใช่และคุณต้องทำมันมากกว่า3ครั้ง คุณจะต้องพัฒนาวิธีการให้มันดีขึ้น รวมถึงทุกคนที่มีส่วนเกี่ยวข้อง และทำเอกสารให้ทุกคนสามารถติดตามได้ เมื่อคุณมองเห็นทางที่ดีที่สุดก็แค่เลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมเพื่อทำให้งานนั้นสำเร็จ

21. กำจัดกิจกรรมของคุณที่ให้ประสิทธิผลน้อยออกไป

Donald Latumahina

ใช้กฏ  80/20 สิครับ และตัดงานหรือกิจกรรมที่มันให้ผบตอบแทนน้อยออกไป การทำแบบนี้ช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพขึ้นโดยไม่เกิดความยุ่งยาก  แต่ขั้นแรกคุณต้องมีการจัดลำดับความสำคัญให้ชัดเจนเสียก่อนและพร้อมที่จะปล่อยโอกาสบางอย่างไป

22. เริ่มวันของคุณให้เช้ากว่าคนอื่น

Brian Tracy

เริ่มวันของคุณให้เช้ากว่าคนอื่นๆ  ถ้าคุณอ่านชีวประวัติและอัตชีวประวัติของชายและหญิงที่ประสบความสำเร็จส่วนใหญ่เกือบทั้งหมดมีสิ่งหนึ่งที่เหมือนกันนั่นคือการเข้านอนในเวลาอันสมควรและการตื่นเช้า

การตื่นขึ้นมาก่อนคนอื่น ๆ ทำให้คุณมีเวลาวางแผนวันของคุณมากขึ้นและเริ่มต้นทำงานบางอย่างที่ปิ๊งขึ้นมาบนหัวก่อนที่คนอื่นจะตื่นขึ้นมารบกวนคุณ

Credit