34 เคล็ดลับ ในการบริหารจัดการเวลาสำหรับผู้ประกอบการที่แสนจะยุ่งตัวเป็นเกลียว ตอนที่ I
การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับทุกคน แต่ขอเน้นว่าสำหรับผู้ประกอบการแล้วมันสำคัญมากๆ เพราะว่าบรรดาผู้ประกอบการนั้นแบกความรับผิดชอบในทุกด้านของธุรกิจที่ตนเองทำอยู่ การจัดสรรเวลาที่เหมาะสมเป็นสิ่งที่ควรทำเป็นอย่างยิ่งเพื่อให้ธุรกิจและการทำงานของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น
การบริหารเวลาที่ดี ไม่ใช่เรื่องของการทำงานให้หนักขึ้น แต่มันคือการทำงานอย่างฉลาด
Work Smart not Work Hard
เคล็ดลับรวมมาด้านล่างนี้มาจากคนที่คุณอาจจะรู้จัก มาแชร์เทคนิคในการบริหารจัดการเวลาของพวกเค้า ลองดูจากลิสพวกนี้ดูค่ะว่าวิธีไหนถูกจริตกับตัวเอง
1. ใช้ประโยชน์จาก Just-in-Time Learning
Pat Flynn
ฟลินใช้วิธี ‘Just-in-time-learning’ เขาบอกว่ามันได้เปลี่ยนทุกสิ่งทุกอย่างไปเลย ด้วยการบริโภคเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานชิ้นต่อไปที่มีอยู่ในโปรเจคของเขา
พวกการโพสบทความต่างๆลงบล็อค, พอดแคสต์ ซีรีย์, วิดีโอ – เหล่านี้ต้องช่วยผมในการทำงานชิ้นต่อไปในลิสลำดับความสำคัญของงานให้เสร็จ
หรือไม่ก็อีกอย่างคือ มันยังไม่ควรได้รับความสนใจจากผมในตอนนี้
การกลัวที่จะพลาดอะไรบางอย่างไป หรือ FOMO (fear of missing out) นั้นมันทำให้วิธีนี้เป็นไปได้ยาก เพราะว่ามีสิ่งดีๆเจ๋งๆมากมายที่เราไม่อยากจะพลาดมัน ใช่ไหมคะ อย่างไรก็ตามเวลาไปเจอเนื้อหาดีๆที่น่าสนใจและมีประโยชน์ คุณอาจจะดึงมันเข้าไปในเครื่องมืออย่าง Evernote ทำให้สามาเข้าไปดูได้ง่ายในภายหลัง มันจะเปลี่ยนไปในทำนองว่างานคุณเสร็จไปเท่าไหร่ กับ คุณได้เรียนรู้ไปได้มากเท่าไหร่
2. จัดลำดับความสำคัญแล้วมอบหมายให้ตัวแทนทำ
Elizabeth Grace
รู้จักจัดลำดับความสำคัญของงานส่วนตัวและงานที่เป็นแสดงความเป็นมืออาชีพ และแพลนมันลงไปในปฎิทิน ทุกอย่างควรพอดีไม่ก็ตัดทิ้งไปบ้าง
หาผู้ช่วยดีๆสักคนที่คุณสามารถมอบหมายงานที่ได้กำหนดเวลาไว้รวมถึงงานประจำวันอื่นๆ ผู้ช่วยคนนี้จะสามารถเป็นส่วนหนึ่งที่เพิ่มผลผลิตงานของคุณได้และลดความเครียดคุณลงด้วย
3. ก็แค่เริ่ม
Craig Jarrow
ก็แค่เริ่ม
ผู้ประกอบการส่วนใหญ่ไม่เคยที่จะเริ่มอย่างจริงจัง
และไอเดียธุรกิจส่วนใหญ่มักจบลงก่อนที่มันจะเริ่มจริงด้วยซ้ำ
หยุดการรอเวลาที่ใช่…มันไม่มีจริง
หยุดรอวันนั้น…มันไม่มาหรอก
คุณไม่มีทางเสร็จ…ถ้าคุณไม่ได้เริ่ม
4. ปรับกรอบความคิดของคุณใหม่
Maura Thomas
ปรับกรอบความคิดของคุณซะใหม่ การบริหารเวลาเป็นไอเดียที่ล้าสมัยแล้วค่ะ และการบริหารความเอาใจใส่นี้แหละคือหนทางใหม่สู่การมีประสิทธิภาพ
วิธีการจัดการเวลาของคุณมีความเกี่ยวข้องกับขอบเขตที่คุณควบคุมความสนใจของคุณต่องานที่มีอยู่ ทั้งนี้เนื่องจากหากคุณจัดสรรเวลาให้กับงาน แต่ใช้เวลาในการเปลี่ยนงานที่แตกต่างออกไปผลลัพธ์ที่ได้จะแตกต่างจากที่คุณต้องการ การควบคุมความสนใจของคุณหมายถึงการจัดการการรบกวนภายในและภายนอกได้อย่างมีประสิทธิภาพและการมอบหมายงานเดียวเพื่อให้งานที่มีคุณภาพดีขึ้นเร็วขึ้น
5. ใช้ระบบ Notecard
Gregory Ciotti
คุณจะใช้เวลาได้ดีขึ้นกว่าเดิม เริ่มด้วยการทำความเข้าใจว่าคุณใช้เวลาไปกับตรงไหน มันมีเครื่องมือดีๆมากมายที่สามารถติดตามการใช้เวลาได้ แต่เอาจริงนะ ผมแนะนำว่าให้มันเรียบง่ายที่สุด— ระบบโน้ตการ์ดของ Marc Andreessen นั้นใช้ได้ผลกับผมมาโดยตลอดครับ
บนกระดาษโน้ตขนาด 3×5 ธรรมดาๆ จะใช้ติดตามงานหลักของคุณที่ต้องทำ ด้านหลังของการ์ดให้คุณเขียนสิ่งที่คุณทำที่ไม่ได้อยู่ในแพลนของคืนก่อน — วันทำงานนั้นดูเหมือนจะมีสิ่งอื่นๆแทรกมากมายเข้ามาอยู่เสมอ
ให้ดูการ์ดของคุณเมื่อสิ้นวัน คุณจะเห็นสิ่งที่คุณได้ลำดับความสำคัญเอาไว้ (และสิ่งทำทำเสร็จ) และงานไหนที่ถูกเพิ่มเข้ามาในการ์ดคุณ งานที่เพิ่มมามันก็พอรับได้แต่ถ้าหากคุณไม่สามารถเคลียร์งานหลักวันแล้ววันเล่า มันต้องมีอะไรผิดพลาดแล้วล่ะ
6. สร้างระบบจัดลำดับความสำคัญ
Ann Gomez
โฟกัสๆๆ คนจำนวนมากคาดว่าจะจัดการกับสิ่งต่างๆจำนวนมากๆในครั้งเดียวและเป็นผลให้เขาเหล่านั้นมีความคืบหน้าน้อยมากกก (และจบลงด้วยการเผาตัวเองออกจาก process) ดูเอาละกันว่ากิจกรรมไหนของคุณเป็นสิ่งที่มีพลังที่สุด อย่าปล่อยให้สิ่งรบกวนอื่น ๆ มาล่อลวงกำหนดวันเวลาของคุณ
อีกทั้งคุณยังต้องการระบบบริหารความสำคัญเพื่อช่วยในการลำดับความสำคัญให้กับงานทั้งหลาย โดยเราเรียกสิ่งนี้ว่า “แพลนหลัก” ที่คุณต้องลิสงานด่วนและงานอื่นๆที่เกี่ยวข้องเอาไว้
7. จ้างผู้ช่วยเสมือน
Ari Meisel
จ้างผู้ช่วยเสมือนและเอ้าซอร์สทุกอย่างที่คุณไม่ควรจะทำด้วยตัวเอง
8. ค่อยๆก้าว
Carson Tate
การเป็นผู้ประกอบการ คุณจะอยู่ในสถานะที่ทำงานเกินประสิทธิภาพอยู่บ่อยครั้ง เพราะคุณนั้นอินไปกับมัน ให้ตัวคุณชะลอลงบ้าง เวลาน่ะมี แต่ไม่ว่ายังไงคุณก็จะต้องการเวลา พลัง และความสนใจ และเมื่อคุณเกือบจะไปสุดแล้ว คุณก็จะหมดพลังไปซะอย่างงั้น
รู้ไหมคะว่าอะไรที่ดีพอสำหรับโปรเจคแต่ละชิ้นในลิสต์ของคุณ แค่นี้มันก็ดีพอแล้วสำหรับองค์กรและดีพอสำหรับคุณด้วย การคิดมากไป แก้ไขมากไปนั้น สิ้นเปลืองเวลาอันมีค่าไปโดยไม่จำเป็น ฉะนั้น ทำงานดีแล้วก็จบซะ
9. ลดภาระความจำลงบ้าง
Rodolphe Dutel
คุณไม่จำเป็นต้อง “จำทุกสิ่ง” ผมใช้ SaneBox ในการลดปริมาณอีเมล์ที่เข้ามามากมาย ส่วนพวกเอกสารทุกอย่างก็เก็บใน Evernote
ผมมี 35 โน้ตที่อยู่ใน Evernote รวมถึงแชทสำคัญๆที่เคยคุยกับผู้ร่วมงานไว้ (พวกคำถาม, ผลลัพท์และวิธีการต่างๆ) ทุกๆงานถูกรวมไว้ใน To Do list ที่ผมสามารถลำดับความสำคัญและลงมันไว้ในปฏิทิน
10. ใช้เวลากับการหยุดพักแล้วครุ่นคิด
Peter Bregman
สิ่งที่สำคัญที่สุดที่ผู้ประกอบการงานยุ่งคนหนึ่งสามารถทำได้คือหยุดทุกสิ่งทุกอย่างแล้วคิด
ใช้เวลาอย่างน้อย 5 นาทีในตอนเช้าคิดเกี่ยวกับวันของคุณ :
- อะไรคือสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณที่ต้องทำให้สำเร็จในวันนี้ ?
- ปฎิทินของคุณได้สะท้อนถึงลำดับความสำคัญของสิ่งนั้นหรือไม่ ?
ตั้งค่าโทรศัพท์ของคุณให้ดังทุกชั่วโมง พอมันดังให้ถามตัวเองว่า:
- ฉันกำลังทำในสิ่งที่ฉันต้องการทำที่สุดอยู่หรือเปล่า?
- ฉันกำลังเป็นคนในแบบที่ฉันอยากจะเป็นที่สุดหรือยัง?
และเมื่อสิ้นวัน, ให้หยุดใช้เวลาอย่างน้อยสัก 5 นาที เพื่อถามตัวเอง :
- ฉันได้เรียนรู้อะไรไปบ้าง? มีใครที่ฉันต้องขอบคุณเขาไหม ?
- อะไรที่ฉันต้องการที่จะทำต่างออกไปในวันพรุ่งนี้ ?
ทำบ่อยๆ คิดว่าการบริหารเวลานั้นเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับเรา
11. สร้างเวลาว่างๆใส่ลงในตารางเวลา
Jocelyn K. Glei
สร้างเวลาว่างๆซัก 2-4 ชั่วโมงใส่ลงไปใน weekly schedule ของคุณ เวลาเหล่านี้เซตขึ้นเพื่อให้ใช้สำหรับการเรียนรู้ ค้นพบ และครุ่นคิด
เพราะเมื่อคุณยุ่งมากๆจนไม่มีเวลาว่าง —อย่างในทุกนาทีทุกๆวันถ้าตารางงานเต็มไปหมด—แสดงว่าคุณได้ใช้ข้อมูลเกินขีดจำกัดแบนด์วิธของสมองคุณ: สมรรถภาพความจำคุณลดลง, คุณกลายเป็นคนที่ทำอะไรก็เออเร่อผิดพลาดไปหมดและก็จะรู้อะไรไม่ค่อยลึกซึ้ง
อย่างที่แอมะซอน, Jeff Bezos ได้ปล่อยเวลาให้ว่างทั้งวันในวันจันทร์-อังคาร ดังนั้นเขามักมีเวลาที่จะทุ่มเทให้กับการคิดอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับวิสัยทัศน์ของ บริษัท การทำเวลาให้ว่างเป็นสัญลักษณ์ของซีอีโอที่ประสบความสำเร็จเพราะหากปราศจากมันพวกเขาจะตอบสนองต่อปัญหาที่คนอื่นกำลังเผชิญหน้าอยู่เสมอและจะไม่ค่อยได้คิดเรื่องเชิงรุกเกี่ยวกับอนาคตของบริษัทหรอก
