มีบทความหนึ่งของชาร์ลเงอร์นักการตลาดที่พูดถึงเกี่ยวกับเรื่องของการมาสาย

เหตุผลหนึ่งที่เขาไม่เข้าใจเท่าไหร่เมื่อโตเป็นผู้ใหญ่ คือทำไมคนถึงชอบมาสายกันนัก

เข้าใจกันใช่ไหมคะ ว่าชาร์ลเงอร์กำลังหมายถึงอะไร

ถ้างานเริ่ม 8 โมง เราควรจะบอกเพื่อนร่วมงาน ให้มาปรากฎตัวก่อนเวลาสัก 7 โมง เพื่อที่พวกเขาจะได้มาทันเวลา

และบางครั้งความช้านี่แหละที่ทำร้ายพวกเขาเอง เมื่อพวกเขาปรากฎตัวช้าก่อนเวลาเริ่มงานหลายหนทำให้ภาพลักษณ์นั้นแสดงถึงการขาดความรับผิดชอบ

หรือแม้กระทั่งถูกไล่ออกได้เลย

ประเด็นคือ มันมีบางสถานการณ์ที่คุณไม่สามารถไปเลทได้ อย่างเช่น เที่ยวบิน
มันเหมือนว่าคุณรู้ ว่ารถอาจจะติด และแถวอาจยาว แล้วทำไมถึงออกเร็วได้ล่ะ

พวกคุณรู้ว่าเวลานั้นเป็นสิ่งที่มีค่ามากที่สุด

ชาร์ลเงอร์ไม่ได้ต้องการจะว่าใคร
แต่การที่ต้องรับมือกับคนชอบมาช้านั้นเป็นต้นตอหลักของความไร้ประสิทธิภาพของชีวิต

ดังนั้นแล้ว เขาก็เลยตัดสินใจเขียนบทความขึ้นมาเพื่อเป็นประโยชน์กับตัวเอง จะได้รู้ว่าอะไรเกิดขึ้นกับผู้คนที่ชอบมาสายกันนัก นี่คือจุดเริ่มต้นของชาน์ลเงอร์ถึงความพยายามที่จะเข้าใจผู้คนให้มากขึ้นสักนิด

เขาได้ทำวิจัย พูดคุยกับเพื่อนๆที่ชอบมาสาย และคิดหัวข้อบางอย่างขึ้นมา

จนได้รู้ถึงสิ่งที่น่าสนใจบางอย่าง

บทความนี้เกี่ยวกับความล่าช้า แต่มั่นใจได้เลยว่าคุณสามารถนำหลักการเหล่านี้ไปใช้กับการจัดการโครงการในธุรกิจได้อย่างมากเลยล่ะค่ะ

คณิตศาสตร์ของความล่าช้า

มาดูเรื่องราวของนายจ้อนผู้ชอบมาสายกันดีกว่า

ในหัวของเรา มักจะมีการ ประมาณเวลาสำหรับการทำกิจกรรมต่างๆ อย่างเช่น ในหัวของเราคิดว่าจะใช้เวลาประมาณ 25 นาทีขับรถไปถึงออฟฟิศ

ปัญหาคือ บางคนไม่สามารถจะประมาณเวลาในหัวได้

โดยเฉลี่ยปกติแล้ว มันต้องใช้เวลา 25 นาทีเพื่อที่จ้อนจะขับรถจากบ้านเขาไปถึงที่ทำงาน
แต่ว่าในหัวของเขาคิดว่า 15 นาทีก็ถึง

นี่แหละ ทำไมผู้คนถึงได้ประมาณตัวเลขผิดในหัวกันล่ะ

1. สับสนระหว่างค่าเฉลี่ย กับ ตัวเลขที่ทำเวลาได้ดีที่สุด

บางครั้งอาจจะมีแค่ครั้งเดียวที่คุณใช้เวลาเดินทางมามาถึงออฟฟิศ 15 นาที ตอนคุณออกไปทำงานวันเสาร์ 9 โมง
ตอนนั้น รถแทบจะไม่ติด คุณก็เลยไปถึงเร็วกว่าปกติ

นั่นคือภายใต้เหตุการณ์ที่ดีที่สุด (หรือ best case scenario)
ตอนนี้ทุกครั้งคุณเลยคิดว่ามันใช้เวลา 15 นาทีถึง แต่ในความเป็นจริง คุณใช้เวลาไป 15 นาที หรืออาจจะแค่ 5% ของเวลาทั้งหมด

2. คุณไม่เคยนึกย้อนเวลาเฉลี่ยแบบจริงจัง

วิธีเดียวที่จะจำเวลาเฉลี่ยได้คือจับเวลาไปเลยค่ะ ใช้แอพฯจับเวลาในโทรศัพท์มือถือของคุณเริ่มตั้งแต่ที่คุณเดินก้าวเท้าออกมาจากบ้านจนถึงเวลาที่คุณก้าวเข้าไปในออฟฟิศ

ยิ่งคุณจับเวลาแบบนี้บ่อยเท่าไหร่ ตัวเลขก็จะยิ่งแม่นยำขึ้น

เขาได้มีการคำนวนค่าส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน (หรือ SD ที่ย่อมาจาก Standard Deviation)
โดยค่า SD แสดงถึงการกระจายของตัวเลข

ปกติเฉลี่ยแล้วคุณใช้เวลา 25 นาทีในการเดินทางไปถึงออฟฟิศ

แต่มีวันที่คุณเคยทำเวลาได้ 15 นาที นี่เป็นค่าที่น้อยที่สุด
และค่าที่มากที่สุดคือวันที่คุณเคยใช้เวลาเดินทางไป 35 นาที เพราะวันนั้นรถอาจติดในช่วงเช้า

ชาร์ลเงอร์บอกว่าตอนที่ผมมาถึงสนามบิน ผมมาถึงก่อนเวลานัด 30 นาที
ทำไมล่ะ? ก็เพราะว่าแถววีซ่ามักยาวไงล่ะครับ

คุณกำลังจะขึ้นรถไฟฟ้าไปที่ไหนหรือเปล่า? โทษทีนะ มันอาจไม่ได้มาเทียบชานชาลาทุก 5 นาทีอย่างที่ควรจะเป็น

เหล่านี้คือตัวแปรที่คุณควบคุมไม่ได้ แต่ยังไงคุณก็ต้องอยู่กับมัน

บางคำถามที่อาจช่วยได้ (โดยเฉพาะการวางแผนโครงการ)

• อะไรคือจุดอ่อนของฉัน
• อะไรที่สามารถทำให้เกิดการผิดพลาดได้?
• อะไรเป็นโดมิโนเอฟเฟกต์? อันดับที่1 อันดับ2 … (ที่มีผลกระทบต่อกันเป็นทอดๆ)

เรื่องหยุมหยิมที่เพิ่มเข้ามา

มันมีบางสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อเตรียมตัวก่อนที่จะออกไปที่ต่างๆ คนส่วนใหญ่มักไม่ได้รวมเอาสิ่งเหล่านี้ไว้ในการคำนวณว่ามันต้องใช้เวลาเท่าไหร่

พวกเขาคิดว่าขั้นตอนเหล่านี้แทบไม่ต้องใช้เวลาเลยด้วยซ้ำ

ยกตัวอย่างเช่น

• ใส่รองเท้า 1 นาที
• หยิบกระเป๋าโน้ตบุค – 1 นาที
• ใส่เสื้อคลุม – 2 นาที
• ลงลิฟต์ – 1 นาที
• สตาร์ทรถ – 3 นาที

นี่ก็เกือบ 8 นาทีเข้าไปแล้วที่คนส่วนใหญ่มักไม่ได้เอาไปนับ

นี่ล่ะคือสาเหตุ : พวกนี้เป็นตัวแปรที่ทำให้ทุกอย่างอาจผิดพลาดได้

อยากใส่เชิ้ตตัวนี้ แต่มันยับ เข้าไปรีดใหม่อีก 10 นาที
ลงลิฟส่วนใหญ่นั้นใช้เวลา 1 นาที แล้วถ้าเกิดลิฟต์เสียล่ะ?
ถ้ารถน้ำมันใกล้หมดล่ะ? ต้องแวะเติมก่อนมั้ย? กินเวลาไปอีก 10 นาที
เราส่วนใหญ่มักมีจังหวะหนึ่งที่หากุญแจไม่เจอ ปาไปอีก 5 นาที

เก็ทแล้วใช่ไหมคะ

สิ่งเล็กๆพวกนี้ ทำให้ผิดพลาดไปหมด

คุณต้องนับมันเข้าไปด้วย

บางคนไม่ชอบมาก่อนเวลา

เพื่อนคนหนึ่งเคยบอกว่า เหตุผลหลักเลยที่เขาชอบมาสาย คือ เขารู้สึกแปลกๆที่เป็นคนแรกที่มาถึง

“ฟังนะเพื่อน, ที่ผมมาสายประจำอ่ะ เพราะว่าผมเกลียดความรู้สึกที่ต้องมาเป็นคนแรกอะครับ
ถ้าผมมาเป็นคนแรกแล้วไม่มีใครอยู่ มันรู้สึกเหมือนกับไม่ได้ใช้เวลาทำอะไร
แล้วก็ รู้สึกแปลกๆที่ต้องอยู่ในร้านอาหารคนเดียวด้วย
ผมคิดว่ามันเป็นทางเดียวที่ทำให้ไม่ต้องวิตกกังวลกับสังคมเพราะเรื่องของการอยู่คนเดียว
อีกอย่าง ผมรู้สึกว่าตัวเองมาเร็วไปและหลังจากนั้น 10 กว่าคนก็ค่อยตามมา มันดูเหมือนกับว่าพวกเขามองว่าผมมีเวลามาก”

ชาร์ลเงอร์ก็เคยเป็นแบบนั้น เขาเคยกลัวที่จะต้องไปดูหนังคนเดียว หรือทานอาหารคนเดียวที่ร้านอาหาร
ผู้ชายคนนี้ก็คนขี้แพ้ดีๆนี่เอง เพราะเขาไม่สามารถหาคนที่จะทำกิจกรรมด้วยได้

คุณล่ะเคยรู้สึกแบบนี้มาก่อนบ้างมั้ยคะ?

มีสิ่งเดียวที่คุณสามารถทำได้ และก็ไม่ทำให้ใครเดือดร้อน

นี่คือความจริง: “ไม่มีใครสนหรอก ทุกคนก็ยุ่งอยู่กับชีวิตตัวเอง และความคิดของตัวเอง ไม่มีใครมาใส่ใจหรอก”
นี่คือทั้งหมดที่มันอยู่ในหัวคุณหรือเปล่า?

วัฒนธรรม

2 ปีที่แล้ว ชาร์ลเงอร์เล่าว่าแฟนของเขาขอให้พาไปทะเลกับครอบครัวทางบ้านเธอ

ตอนนั้นเป็นเวลาบ่าย 3 โมง และชาร์ลเงอร์ facetime ให้เธอเห็นวิวชายหาด แต่กลับกันเขาเห็นห้องรกๆ

ครอบครัวของเธอเตรียมพร้อมที่จะไปเที่ยวทะเล พวกเค้าควรออกตั้งแต่ 9 โมงเช้า… และ 6 ชั่วโมงให้หลังทำไมยังไม่พร้อมกันอีก

ผมไม่เข้าใจ

พวกเขากลับจบวันทั้งวันด้วยการเตรียมความพร้อม และออกไปหาดแค่ชั่วโมงเดียว
นั่นเป็นสิ่งที่ไม่มีประสิทธิภาพที่สุดที่ผมเคยเจอในชีวิตเลย ชาร์ลเงอร์บอก

ทำไมไม่จัดของให้เสร็จในคืน’ก่อน’ ที่จะเดินทาง จะได้ใช้เวลาที่ทะเลให้มากหน่อย

และนี่ทำให้เห็นมุมมองที่แตกต่าง

แฟนของเขาอธิบายว่ามันเป็นเรื่องของ ‘ความรู้สึกของการควบคุม’

ตอนคุณอยู่ในที่ทำงาน คุณต้องทำตามตารางเวลาของใครบางคน คุณต้องแสดงตัวในที่ทำงานในเวลาที่แน่นอน คุณต้องทานอาหารตรงเวลา

แต่ถ้าเป็นวันหยุด คุณอาจจะรู้สึกว่าคุณสามารถควบคุมเวลาของตัวเองได้มากขึ้น

สำหรับคนบางคน การกำหนดเวลาในปฏิทินหรือในตารางมากไปอาจทำให้รู้สึกเหมือนกำลังสูญเสียการควบคุมชีวิตตัวเองอยู่

แต่สำหรับชาร์ลเงอร์ มันตรงกันข้ามอย่างสิ้นเชิงค่ะ

การกำหนดตารางและการวางแพลนล่วงหน้าสำหรับเขานั้นหมายถึง เขากำลังใช้เวลาในทางที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด
เวลาที่เหลือที่เขาได้จากความมีระเบียบวินัยนี้ช่วยให้เขามีอิสระมากขึ้น มีเวลาเข้ายิม เล่นวิดีโอเกมโดยไม่รู้สึกผิด นั่นแหละคือการควบคุมสำหรับเขา

หลังจากได้รู้จักแฟนและครอบครัวของเธอมากขึ้น ชาร์ลเงอร์ตระหนักได้ว่าบางวัฒนธรรมนั้นมีมุมมองต่างกันในเรื่องของเวลา

ในบางวัฒนธรรม มันเป็นการไม่สุภาพถ้าหากว่าคุณมาสาย แต่ในบางวัฒนธรรมอื่นมันอาจเป็นเรื่องที่ยอมรับได้ถ้าหากมาช้าไม่กี่ชั่วโมง

การที่พูดว่าเจอกันบ่าย 3 นั้นอาจหมายถึงว่าเป็นเวลาแนะนำมากกว่าเป็นเวลาที่จะเจอกันจริงๆ

ชาร์ลเงอร์รู้สึกถึงความปั่นป่วนเลยล่ะ ถ้าหากจะต้องไปเที่ยวกับครอบครัวอีก

การจัดการกับความล่าช้า

แล้วคุณล่ะคะ มีวิธีจัดการยังไงกับคนที่มีแนวโน้มว่าจะมาสาย?

คุณสามารถตั้งมาตรฐานในการพูดคุยเอาไว้ อย่างเช่น

“คุณ X วันนี้คอนเฟิร์มใช่ไหมครับ ที่เราจะเจอกันที่ร้านกาแฟบ่าย 3
แค่ถามให้แน่ใจ เพราะผมอยู่แถวนั้นตอนบ่าย 3 พอดี
ก็เลยอยากให้คุณทราบ เพราะผมมีประชุมต่อตอนบ่าย 4 โมงเย็น
หากสายหรือมีอะไรเปลี่ยนแปลงก็บอกล่วงหน้าได้นะครับ ขอบคุณครับ เจอกันเร็วๆนี้!”

จากนั้น ชาร์ลเงอร์ชอบที่จะเดินทางโดยพกหูฟังไปด้วย หากนั่งอยู่ตรงนั้น 15 นาที อย่างน้อยเขาก็สามารถฟังพอดคาสต์ หรือหนังสือเสียง ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

และสุดท้าย เขาก็ได้เรียนรู้เรื่องการไหลไปตามน้ำให้มากขึ้น (Go with the flow) และมีความเป็นธรรมชาติ

การล่าช้าไม่ได้เป็นการจงใจซึ่งความไม่เคารพ

ไม่กี่ปีที่แล้ว ถ้าใครมาสาย ชาร์ลเงอร์จะคิดว่ามันเป็นความตั้งใจและคนเหล่านั้นไม่สุภาพเอาซะเลย
เมื่อเวลาผ่านไป เขาพยายามทำความเข้าใจผู้คนมากขึ้น
ผู้คนส่วนใหญ่ไม่ได้ตั้งใจที่จะทำให้คุณหงุดหงิด แต่มันมีปัจจัยหลายอย่างที่มีส่วนอยู่ภายใต้พฤติกรรมนี้

คุณควรตรงต่อเวลาไหม? แน่นอน เท่าที่มันเป็นไปได้
ชาร์ลเงอร์คิดว่ามันเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการใช้เวลาของคุณ แต่เขาก็เข้าใจว่ามันก็มีปัจจัยอีกหลายอย่าง

แต่ตอนนี้ ถ้ามีใครมาขอโทษเขา
ชาร์ลเงอร์จะพูดว่า “ตารางผมบอกว่าถึงเวลาสำหรับงานต่อไปแล้วครับ”