มีหลายอย่างที่ต้องเรียนรู้ แต่เวลามีจำกัด
โลกของเรามีสิ่งต่างๆมากมายให้เรียนรู้ มีหนังสือธุรกิจเป็นล้าน ๆ เล่ม, TED talks กว่า 3,000 คลิป, แหล่งเรียนออนไลน์ MOOCs กว่า 10,000 ไซต์, อีเลิร์นนิ่งอีกเป็นร้อยเป็นพันคอร์ส และบทความที่ให้ความรู้บนแพลตฟอร์มอื่นๆอีกมากมาย
บทความที่คุณนั่งอ่านอยู่ตอนนี้ก็เป็นหนึ่งในหลายสิบบทความบนเว็บไซต์นี้ การเลือกสิ่งที่ดีที่สุดและเกี่ยวข้องกับคุณที่สุดจากทั้งหมดนั้นดูยากใช่เล่น
แต่มันก็เป็นเรื่องจำเป็น คนทำงานสมัยใหม่นั้นมีเวลาน้อยในการเรียนรู้ เรียกได้ว่าน้อยกว่า 1% ของเวลาพวกเขา
และมันเป็นเรื่องสำคัญในการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง เพราะทักษะมีวันหมดอายุ และการไต่เต้าบนเส้นทางอาชีพของคุณก็ด้วย
ดังนั้นมันจึงเป็นแรงผลักดันสำคัญที่ทำให้เราต้องเรียนรู้ในสิ่งที่ถูกต้อง
แล้วเราจะรู้ได้อย่างไร?
วิธีหนึ่งในการนำไปใช้คือ การวิเคราะห์การใช้เวลาในสิ่งที่คุณกำลังสนใจเรียนรู้ หรือ time-utility analysis (วิธีคิดรูปแบบเดียวกับ ต้นทุนเราที่ใช้ไปและประโยชน์ที่ได้รับ)
“time” คือเวลาที่คุณใช้ในการเรียนรู้ มันเป็นค่าเสียโอกาสในการบรรลุความเป้าหมายอย่างมีประสิทธิผล
“utility” คือ ปริมาณ ที่คุณต้องใช้ทักษะที่ต้องการนี้มาพัฒนามากน้อยขนาดไหน ยกตัวอย่างเช่น วันนี้ผู้จัดการใช้เวลาส่วนมากไปกับการส่งอีเมลล์, รวมรวมข้อมูล, ประชุม, และทำรายงาน ดังนั้น “utility” สำหรับปรับปรุงกิจกรรมเหล่านี้จึงสูงแน่นอน
เมื่อรวม “เวลา” กับ “ประโยชน์ในการใช้งาน” คุณจะได้เมตริกซ์ขนาด 2 x 2 ที่แบ่งเป็นออก 4 ช่อง
- เรียนรู้ได้ทันที : ประโยชน์เยอะ ใช้เวลาเรียนรู้น้อย
- กำหนดช่วงเวลาสำหรับการเรียนรู้ไว้ในปฏิทิน : ประโยชน์เยอะ ใช้เวลาเรียนรู้เยอะ
- เรียนรู้เมื่อมีโอกาส – ในระหว่างการเดินทางช่วงพักกลางวันหรืออื่น ๆ : ประโยชน์น้อย ใช้เวลาเรียนรู้น้อย
- ตัดสินใจว่าจำเป็นต้องเรียนรู้หรือไม่ : ประโยชน์น้อย ใช้เวลาเรียนรู้เยอะ
เมื่อคุณตัดสินใจได้แล้วว่าเรียนอะไร คุณสามารถใช้เฟรมเวิร์คเดียวกันนี้ในการตั้งต้นโฟกัสทักษะพิเศษต่างๆ
มาดูวิธีการให้เห็นภาพชัดเจนมากขึ้น
ด้วยกิจกรรมในสถานที่ทำงานหนึ่ง กับงานที่มีประโยชน์สูง เช่น สเปรดชีต
พนักงานที่มีความรู้นั้นใช้เวลาเกือบครึ่งชั่วโมงในสเปรดชีตทุก ๆ วัน และในบริษัทใหญ่ ๆ สิ่งนี้เกือบจะเหมือนกันกับการใช้งาน Excel : มีผู้ใช้โปรแกรมสเปรดชีตของ Microsoft เกือบพันล้านคนและธุรกิจมากกว่า 4 ใน 5 ทั่วโลกนั้นก็ใช้ Excel ด้วยวิธีการวิเคราะห์การใช้เวลา (time-utility analysis) นี้อาจช่วยแนะนำคุณได้ หากคุณต้องการเก่งในด้านนี้มากขึ้น
แต่ Excel นั้นมีฟังก์ชั่นให้ใช้งานมากกว่า 500 อย่าง และมีคุณสมบัติอื่น ๆ อีกมากมาย นี่เป็นสิ่งที่ต้องเรียนรู้เยอะ คุณจะเริ่มจากจุดไหน?
ด้วยการวิเคราะห์แบบ time-utility เราใช้มันในจุดนี้เพื่อช่วยเราค้นพบนั่นเอง
ในการที่เรารู้สึกว่าได้รับประโยชน์ เราอ่านบทความรีวิวเป็นสิบบทความที่เขียนโดยผู้เชี่ยวชาญ Excel ทั้งหลาย ตามเนื้อความที่พวกเขาถนัด
เราจะใช้การวิเคราะห์ time – utility นี้เพื่อรวบรวม ฟังก์ชัน คุณลักษณะ ข้อแนะนำ และเทคนิค ที่มีประโยชน์มากที่สุดของ Excel มา 100 รายการ ซึ่งเรียงลำดับตาม utility
เราได้รวมสิ่งเหล่านี้เข้ากับข้อมูลที่เรามีอยู่เกี่ยวกับระยะเวลาที่ผู้คนใช้ในการเรียนรู้คุณลักษณะพวกนี้ และพล็อตค่าออกมา (ไม่ต้องกังวล คุณไม่ต้องเจาะลึกรายละเอียดถึงขั้นนี้ในตอนที่คุณจัดลำดับความสำคัญของการเรียนรู้ของคุณเอง)
รายการทักษะที่มีประโยชน์มากกว่าอันอื่นจะใช้เวลาเรียนรู้โดยทั่วไปนานขึ้น คุณจะพบตัวที่ชนะอยู่ใน Q4 (ช่องขวาล่าง) ที่เราตั้งชื่อช่องไว้ว่า “เรียนรู้ได้ทันที”
ตรงนี้เราเลยมีทางลัดในการประหยัดเวลา ที่สามารถนำไปใช้ได้บ่อยครั้ง เช่น การกด Ctrl-Y (ยกเลิกทำ) และ F2 (แก้ไขเซลล์) และสูตรผสมเจ๋งๆ (IF(ISERROR)) ที่สามารถช่วยเคลียร์ error ต่างๆ ที่อยู่บนแผ่นงานของคุณ
ควอดแรนท์ช่อง “กำหนดช่วงเวลาสำหรับการเรียนรู้” เป็นช่องของคุณลักษณะที่มีประโยชน์สูง ที่มีความซับซ้อนมากขึ้น เช่น การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและการทำตาราง Pivot ซึ่งถือเป็นสองสิ่งที่มีประโยชน์มากที่สุดในรายการทั้งหมด
ในช่องล่างซ้าย คือรายการที่มีประโยชน์น้อยกว่า แต่เรียนรู้ได้อย่างรวดเร็ว เช่น Ctrl-5 (ขีดฆ่า) และแสดงสูตร (Ctrl¬)
สุดท้าย ช่องบนซ้าย เป็นรายการที่น่าสนใจน้อยที่สุดในทางทฤษฎี เช่น รับข้อมูลภายนอกและการพิมพ์ข้อความในคอลัมน์
แต่ทั้งหมดทั้งมวลนี้ คุณเป็นผู้เรียนรู้เพียงผู้เดียว คุณสามารถกำหนดความคิดเห็นเองและประสบการณ์ของคุณเองในการวิเคราะห์ อย่างเช่น “ อันที่จริงฉันรู้ Ctrl-Y อยู่แล้ว และฉันไม่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลจากภายนอกเลย” มันจะช่วยกรองรายการต่างๆออกไปได้มากขึ้น ทำให้คุณมีรายการที่จัดการได้ง่ายขึ้น
จะนำไปใช้ในการทำงาน และในชีวิตคุณอย่างไร?
คุณอาจจะไม่ต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับการทำ spreadsheet และคุณไม่น่าจะมีข้อมูลประเภทที่เราใช้เป็นตัวอย่างข้างต้น
แต่คุณอาจมีความคิดเกี่ยวกับทักษะบางอย่างที่คุณต้องการได้รับหรือพัฒนา
ลองดูจากกิจกรรมหลายๆอย่างในวันทำงานของคุณก็ได้ค่ะ อะไรที่ช่วยคุณได้มากที่สุด สุดท้ายการใช้งาน Photoshop เป็น, ใช้ Agile หรือ Waterfall, การเรียนรู้ที่จะเขียนให้มีความชัดเจนขึ้น? มีทักษะพื้นฐานอะไรที่จะช่วยให้คุณทำสิ่งเหล่านี้ได้ดีขึ้นหรือไม่? เช่น การเรียนรู้วิธีที่ทำให้คุณตั้งใจจะทำในการประชุมหรือเรียนรู้ที่จะจัดการเวลาให้มีประสิทธิผลมากขึ้น คุณสามารถใส่คะแนนโดยประมาณสำหรับเวลา (เพื่อเรียนรู้) และประโยชน์สำหรับแต่ละสิ่งเหล่านี้และพล็อตแผนภูมิกระจายแบบเดียวกับด้านบน หรือคุณสามารถประมาณเอาก็ได้: จัดประเภททักษะในรายการของคุณว่ามีอรรถประโยชน์ต่ำหรือสูงและมีเวลาในการเรียนรู้มากแค่ไหนและใส่ลงไปในช่องที่เกี่ยวข้อง อะไรก็ตามที่ปรากฏในช่องล่างขวา? คุณจะได้พบว่าเราสามารถเรียนรู้มันได้เดี๋ยวนั้น
คุณสามารถใช้แนวทางนี้กับตัวเอง หรือในทีม ในแผนก แม้กระทั่งทั้งบริษัทได้
หากว่าคุณไม่ค่อยมีเวลาที่จะเรียนรู้ ก็จงเรียนรู้ที่จะใช้ประโยชน์จากสิ่งที่คุณมีอยู่
อ้างอิงจาก : HBR
